+38 050 513 52 73

Правила ефективної організації робочого дня

Для результативності професійної діяльності важливе значення має раціональна (з точки зору витрат часу) організація трудового дня менеджера. Організаційні принципи ефективного розпорядку дня можна розділити на три групи: правила початку дня, основної його частини та правила завершення робочого дня. У кожній з них можна виділити ключові рекомендації.

Правила початку робочого дня:

Починайте день з позитивним настроєм. Кожен день ставте собі запитання: як цей день може наблизити мене до моїх цілей? Подумайте: з ким сьогодні необхідно зустрітися? які труднощі і проблеми може «підготувати» цей день; як їх подолати?

Починайте роботу по можливості в один і той же час.

Перегляньте свій план дня, складений напередодні ввечері. Оцініть ступінь важливості і терміновість завдань, і внесіть корективи.

Починайте роботу з виконання найважливіших завдань дня, перед тим, чк почати читати газети і кореспонденцію і по можливості до початку робочого дня колег і підлеглих, оскільки протягом дня ви будете настільки зайняті поточними справами та різними турботами, що навряд чи зможете приділити достатньо часу найважливішим питанням.

Погоджуйте план дня, терміни та пріоритети з секретарем або колегами, зробіть їх своїми партнерами у створенні оптимальних умов для роботи.

Правила основної частини дня:

Не відволікайтеся на рішення раптово з'явившихся нагальних проблем. У кожній організації виникають непередбачені ситуації, проте відволікання на них призводить до того, що на деякий час відкладаються заплановані важливі завдання і як наслідок - додаткові витрати часу і коштів.

Уникайте незапланованих імпульсивних дій. Якщо ви під час роботи раптом захотіли зробити щось інше, наприклад подзвонити кому-небудь, подумайте, чи не перешкодить це вашій поточній роботі. Якщо ж при виконанні завдання у вас з'явилася цікава ідея чи важлива інформація, то зробіть короткий запис і обробіть його пізніше.

Робіть регулярно (після години роботи) короткі паузи (не більше 10 хв). Розглядайте паузи як підзарядку енергією під час відпочинку.

Об'єднуйте невеликі однорідні завдання в робочі блоки. Завдяки безперервності процесу економиться час.

Намагайтеся розпочату справу доводити до кінця. На відволікання від основної справи витрачається чимало часу, оскільки при поверненні до неї доводиться знову повторювати вже пророблену одного разу роботу.

Використовуйте незаплановані проміжки часу, а також останні хвилини перед обідньою перервою або перед кінцем робочого дня для підготовчої, планової або рутинної діяльності.

Працюйте антициклічно. Виконуйте найважливіші заплановані завдання протягом більш спокійного часу перед обідом, тобто до того, як настане пік активності у інших співробітників і напруга в роботі досягне апогею.

Зарезервуйте для виконання важливих справ одну спокійну годину, протягом якої вам ніхто не зможе завадити працювати.

Встановіть час для себе (приблизно годину), занесіть його в свій план дня і використовуйте для важливих, але нетермінових справ, які мають довгостроковий характер, наприклад, для підвищення кваліфікації. Відокремте себе на цей час від зовнішнього світу.

Контролюйте час і плани, а також багаторазово перевіряйте свої плани дня з точки зору їх виконання, встановлення нових пріоритетів і т. і.

Правила завершення робочого дня:

Контролюйте результати роботи, тобто порівнюйте намічене в плані дня з реально виконаним, з урахуванням поставлених цілей і відхилень від них.

Складайте план на наступний день напередодні ввечері, користуючись щоденником часу.

Відправляйтеся додому з хорошим настроєм. Для формування позитивного образу життя важливо усвідомлювати, яку цінність має кожен день.

Працездатність кожного менеджера знаходиться в залежності від цілого ряду чинників. В них можна виділити наступні закономірності:

- до фаз вищої активності примикають двогодинні паузи, під час яких організм людини працює в «щадному» режимі;

 - пік працездатності припадає на першу половину дня;

 - після обіду, коли настає відомий спад продуктивності, потрібно використовувати цей період для соціальних контактів і рутинної діяльності.

Рекомендується також відповідно до коливань працездатності чергувати напружену, відповідальну діяльність з менш важливою і ненапряженной.

Крім того, слід враховувати природні фази біоритмів організму. Вчення про біоритми засноване на тому, що фізичні, психічні та інтелектуальні стани кожної людини схильні до циклічних коливань, тобто існують регулярні фази активності і розслаблення. Протягом доби біоритми кожні дві години (10-12 разів на день) сповільнюються: організм періодично відпочиває. Період бездіяльності (відпочинку) - це зміна робочого режиму, яка сприяє нормальному функціонуванню організму. Якщо цього не враховувати, то перевантаження неминуче.

Важливим фактором успіху є методи роботи, які визначаються в першу чергу властивостями характеру людини, її схильностями і звичками. Для того щоб поліпшити свої методи роботи, треба, по-перше, усвідомити сильні і слабкі сторони своїх методів роботи, по-друге, мати стимул до зміцнення сильних сторін і, по-третє, прагнути подолати власні недоліки.

Однією з найважливіших передумов успішної роботи є зосередження уваги на найважливішому і істотному. Роботу можна значно поліпшити, якщо всі свої завдання спочатку ставити під питання, які допоможуть уникнути непотрібних справ протягом робочого дня.

Для цього, перш за все, слід задати собі наступні питання:

Навіщо взагалі це робити? Це допоможе усвідомити, що деякі справи в дійсності не потрібні або можуть бути виконані лише в «загальних рисах».

Чому саме я? Це питання повинно утримати від виконання справ, які не витримують критичного розгляду з точки зору того, чи потрібно їх робити самому. Довіряйте своїм співробітникам і більшою мірою використовуйте можливості делегування. Знову обміркуйте розмежування цілей, обов'язків і компетенції між вами і співробітниками.

Чому саме тепер? Це питання вбереже вас від того, щоб через невірно обраний термін виконання справи не втратити занадто багато часу. Встановлюючи терміни, намагайтеся точно фіксувати їх і конкретизувати. Не встановлюйте термінів типу «завтра, після обіду, протягом дня» і т. і. Далеко не всі справи потрібно обов'язково робити, вирішувати або обговорювати «тепер» або «негайно».

Чому в цій формі? Завжди ставте під сумнів свої звичні відшліфовані методи роботи і знаходьте нові, творчі та раціональні способи виконання своїх справ.

Іншою функцією самоменеджменту є контроль за результатами, або самоконтроль, завдяки якому визначається, чи були виконані заплановані справи, і вносяться в плани необхідні корективи. Контроль виконує три завдання:

  - осмислення фізичного стану. Що досягнуто до моменту здійснення контролю?

 - порівняння запланованого з досягнутим. В якій мірі досягнута поставлена мета?

 - коригування встановлених відхилень.

Час, тривалість і регулярність контролю залежать від виконуваних завдань і поставленої мети. Він поділяється на контроль процесу та здійснюваної діяльності і контроль результатів (цільовий контроль).

Для здійснення контролю рекомендується регулярно перевіряти свої плани й організацію праці, постійно задавати собі такі питання:

Чи справді я вирішую необхідні завдання?

Підходжу я до майбутньої діяльності відповідно до її пріоритетністі?

Справляюся я із запланованими завданнями у встановлений час?

Передоручаю я в достатньому обсязі справи?

Поєдную я в єдиний блок невеликі справи?

Веду я боротьбу з перешкодами і «поглиначами часу»?

Необхідний також аналіз діяльності та часу, який передбачає порівняння фактичного використання часу протягом дня і тижня з запланованим. Для цього виділяється певний період (день чи тиждень), фіксується вся виконувана протягом цього періоду робота і витрачений час. Далі кожен вид діяльності аналізується з точки зору можливостей оптимізації трудового процесу з метою економії часу:

Що станеться, якщо відмовитися від даної діяльності?

Що станеться, якщо цю діяльність повністю або частково делегувати?

Що станеться, якщо цю діяльність здійснювати протягом більш короткого проміжку часу?

Якщо нічого не станеться або наслідки будуть незначними, то цю діяльність можна виключити, делегувати або здійснювати в більш короткі терміни.

Потім потрібно спробувати визначити фактичне тимчасове навантаження, а також скільки часу може бути зекономлено, які заходи щодо економії часу необхідно зробити, як можна використовувати заощаджений час.

Контроль результатів праці з точки зору досягнення мети повинен проводитися після виконання завдання (кінцевий контроль), а при реалізації великих проектів - на проміжних стадіях (проміжний контроль). Необхідно здійснювати регулярний контроль своїх річних, місячних, тижневих і денних планів, відповідаючи на питання:

Які результати були досягнуті?

Що залишилося не зробленим і чому?

Де було втрачено час?

Які можна зробити висновки для планування наступного періоду?

Таким чином, раціоналізація особистої роботи дозволяє підвищити ефективність вашої діяльності і створить передумови для успішного керівництва.


Переклад виконала Анна Романова